연차유급휴가는 일정한 요건을 갖추면 자동적으로 발생하는 법정휴가이며 기한 내에 사용하지 못한 휴가에 대하여 사용자가 금전보상의무를 부담하는 것이 원칙입니다. 그런데 법이 규정한 바에 따라 연차유급휴가 사용촉진제도를 시행하면 근로자에게 충분한 휴식권이 보장됨과 동시에 사용자의 금전보상의무가 면제되므로, 이를 잘 활용하실 필요가 있습니다. 특히 회계연도를 기준으로 연차유급휴가를 부여 및 관리하는 경우 곧 연차유급휴가 사용촉진을 해야하는 시기가 다가오고 있으므로 이에 대해 안내 드립니다.
Ⅰ. 연차유급휴가 사용촉진제도의 개념
근로기준법 제61조에서 정하고 있는 연차유급휴가 사용촉진제도는 사용자가 법에서 정한 일정한 절차에 따라 연차유급휴가 사용을 촉진하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않아 소멸된 경우, 그 미사용 연차휴가에 대한 사용자의 금전보상의무를 면제하여 근로자의 휴식권을 보장하는 제도입니다.
Ⅱ. 연차유급휴가 사용촉진 요령
연차유급휴가 사용촉진제도는 사용촉진의 방법, 절차, 시기 모든 면에서 흠결이 없어야 유효한 사용촉진이 되어 사용자의 금전보상의무가 면제됩니다. 이하에서는 사용촉진의 방법, 절차, 시기에 대하여 설명하도록 하겠습니다.
1. 사용촉진의 방법
(1) ‘근로자별’ 사용촉진
각 근로자에게 개별적으로 사용촉진을 하여야 합니다. 고용노동부도 근로자별 미사용 휴가일수를 게재한 공문을 사내 게시판에 게재하는 것은 근로자 개인별 촉구 또는 통보로 볼 수 없어 이를 유효한 사용촉진으로 볼 수 없다는 입장입니다(근로기준과-3836, 2004.7.27.).
(2) ‘서면’으로 사용촉진
종이서면을 직접 또는 전자서면을 이메일로 전달하는 방법으로 사용촉진을 하여야 합니다.
근로자에게 종이서면으로 직접 사용촉진하는 것이 원칙이기는 하나 대법원(대법원 2015.9.10. 선고 2015두41401 판결)과 고용노동부(근로기준과-1983, 2010.11.16.)는 이메일, 전자문서로 연차유급휴가 사용촉진도 가능하다고 보고 있습니다. 다만 이메일을 발송하는 경우 근로자가 이메일을 수신하였는지 확인하는 절차를 거치는 것이 바람직할 것입니다.
2. 사용촉진의 절차
(1) 1차 사용촉진
사용자는 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 휴가의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구합니다.
(2) 2차 사용촉진
2차 사용촉진은 근로자의 미사용 휴가의 사용 시기를 사용자가 지정하여 각 근로자에게 서면으로 통보하는 것입니다. 이는 사용자의 1차 사용촉진에도 불구하고 근로자가 미사용 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니한 경우에 하는 것입니다. 따라서 1차 사용촉진에 따라 근로자가 모든 미사용 휴가의 사용 시기를 지정하여 사용자에게 통보하였다면 2차 사용촉진 없이도 사용자는 금전보상의무가 면제됩니다.
3. 대상에 따른 사용촉진의 시기
연차유급휴가 사용촉진제도는 촉진 대상에 따라 사용촉진의 시기가 달라집니다. 이하에서는 1월 1일에 연차휴가가 발생하고 12월 31일에 소멸하는 경우를 예로 들어 사용촉진 시기를 살펴보도록 하겠습니다.
(1) 계속근로기간이 1년 이상인 근로자
연차유급휴가가 1월 1일에 발생하였다면 12월 31일에 소멸합니다. 따라서 사용자는 휴가가 소멸하기 6개월 전인 7월 1일부터 10일 사이에 1차 사용촉진을 하여야 하고, 근로자는 1차 사용촉진을 받은 날부터 10일 이내에 미사용 휴가의 사용 시기를 지정하여 사용자에게 통보하여야 합니다. 근로자가 통보하지 않는 경우 사용자는 10월 31일까지 2차 사용촉진을 하여야 합니다.
(2) 계속근로기간이 1년 미만인 근로자
근로계약기간이 1년 이상인 기간제 근로자 또는 기간의 정함이 없는 근로자(이른바 ‘정규직’ 근로자)의 연차유급휴가만이 사용촉진 대상이 된다는 점 유의하시기 바랍니다(고용노동부, 「개정 근로기준법 설명자료」, 2020).
1달 개근 시 다음달 1일에 발생하는 연차유급휴가는 최초 1년의 근로가 끝나는 날 소멸합니다. 총 11일의 휴가가 발생 시기는 각기 다르나 소멸 시기가 동일한 것입니다. 예컨대 1월 1일에 입사한 근로자의 휴가는 2월 1일부터 매월 1일에 하루씩 발생하지만 12월 31일에 한꺼번에 소멸됩니다. 그래서 근로기준법은 2번에 나누어 휴가 사용촉진이 이루어지도록 정하고 있습니다.
1) 최초 9일의 휴가
사용자는 휴가가 소멸하기 3개월 전인 10월 1일부터 10일 사이에 그 시점까지 발생한 총 9일의 휴가에 대하여 1차 사용촉진을 하여야 하고, 근로자는 1차 사용촉진을 받은 날부터 10일 이내에 미사용 휴가의 사용 시기를 지정하여 사용자에게 통보하여야 합니다. 근로자가 통보하지 않는 경우 사용자는 11월 30일까지 2차 사용촉진을 하여야 합니다.
2) 이후 2일의 휴가
1차 사용촉진 이후에 발생하는 2일의 연차휴가는 휴가가 소멸하기 1개월 전인 12월 1일부터 5일 사이에 1차 사용촉진을 하여야 하고, 근로자는 1차 사용촉진을 받은 날부터 10일 이내에 미사용 휴가의 사용 시기를 지정하여 사용자에게 통보하여야 합니다. 근로자가 통보하지 않는 경우 사용자는 12월 21일까지 2차 사용촉진을 하여야 합니다.
Ⅲ. 기타 사항
법정기준으로 연차유급휴가를 부여, 관리하는 사업장은 근로자들의 입사일이 모두 다를 것이기 때문에 연차유급휴가 사용촉진제도를 각 시기에 맞추어 실시하는 것이 매우 어려울 것입니다. 회계연도 기준으로 연차유급휴가를 부여, 관리한다고 하더라도 1년 미만 재직 근로자에게 발생하는 연차유급휴가는 사용촉진제도를 활용하기 어려운 면이 있습니다.
따라서 연차유급휴가 사용촉진제도를 활용하고자 하는 사업장에서는 회계연도 기준으로 연차유급휴가를 부여, 관리하거나 매년 회계연도에 맞추어 동시에 부여 및 소멸되는 연차유급휴가만을 대상으로 사용촉진제도를 활용하는 등 사업장의 여건을 고려하여 제도를 활용하시는 것이 좋겠습니다.
연차유급휴가의 관리에 있어 어려움이 있으신 경우 컨설팅을 통하여 점검 가능하오니 연락 주시기 바랍니다. 끝.
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